En El Salvador se espera que la facturación electrónica sea requerida en las empresas con el objeto de mejorar los procesos de información, disminuir gastos, tener menor impacto ambiental y ser más eficiente.
Estamos en el momento oportuno para que las empresas se transformen y satisfagan las necesidades de sus clientes de forma electrónica, cuya herramienta garantiza la seguridad en la información y simplifica las operaciones diarias en todos los equipos de trabajo.
Luis Caballero, director general de Softland Centroamérica Norte, sostiene que la factura electrónica es igual a la de papel y que respalda una transacción de venta para fines comerciales y tributarios, “la diferencia está en que la factura electrónica es generada, expresada, trasmitida y almacenada en un formato electrónico”.
Según Caballero, un aspecto importante es el formato que usa la factura electrónica y su diferencia con la representación gráfica.
“La factura electrónica, en los países de Latinoamérica en los cuales se ha implementado, tiene un formato particular llamado XML (eXtensible Markup Lenguaje), que o facilita la trasmisión y la lectura estándar de las facturas desde diferentes sistemas informáticos. Este formato no está diseñado para ser interpretado por personas”, explicó.
Para una interpretación adecuada, el archivo XML se acompaña de su representación gráfica, que consiste en la misma información en un archivo con un formato más tradicional y la representación gráfica generalmente tiene un formato PDF y en la mayoría de las legislaciones se exige que siempre se pueda generar y acompañar al archivo XML.
Si bien, en algunos países la adopción del uso de facturas y otros documentos electrónicos por parte de las empresas no es, hasta el momento de carácter obligarorio, pronto lo será. Por lo que, es importante que se preparen para implementar la tecnología que le ofrezca el soporte adecuado para migrar a este tipo de documento.
Luis Caballero manifestó, que al utilizarse procedimientos electrónicos para la emisión, trasmisión y almacenamiento de las facturas, se eliminan los procesos físicos equivalentes, que suelen ser menos eficientes. El tiempo de impresión, particularmente es importante cuando se tienen que imprimir varias copias o volúmenes grandes, se transforma en un proceso de pocos segundos.
De igual el traslado y almacenamiento de las facturas se torna innecesaria y los procesos de búsqueda son mucho más fáciles y rápidos. Incluso los procesos como la cobranza, se mejora significativamente, por la recepción más rápida de los documentos de parte de los clientes y la facilidad para conciliar información.
Los documentos electrónicos significan también un ahorro para las empresas en cuanto al gasto de papel, suministros de impresión, costos de transporte y costos de almacenamiento. Estos ahorros se traducen también en un menor impacto al medio ambiente.
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